Dostęp do informacji publicznej a dostęp do dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym protokołu i jego załączników

Abstrakt

Opracowanie dotyczy kwestii związanych z udostępnieniem protokołu postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami, w szczególności umowy w sprawie
zamówienia publicznego i jej aneksów, na gruncie obecnie obowiązujących i mających
zastosowanie do powyższego regulacji przepisów. W pierwszej kolejności wskazano, kto
i na jakich zasadach może wystąpić do zamawiającego z prośbą o przekazanie protokołu
postępowania wraz z załącznikami. Następnie omówiono termin zgłoszenia się z wnioskiem
oraz przekazania wnioskowanych dokumentów. Poruszono problematykę dotyczącą tego,
co to jest protokół postępowania, jakie elementy obligatoryjne muszą być ujęte w jego treści
oraz jakie dokumenty stanowią załączniki do protokołu (w tym dokumenty obligatoryjne),
ze szczególnym uwzględnieniem umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej aneksów.
Problematyczne na gruncie stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych jest
określenie, czy aneks do umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowi załącznik
do protokołu i z tego względu podlega udostępnieniu w trybie ustawy – Prawo zamówień
publicznych, czy też aneks do umowy należy udostępnić w trybie ustawy o dostępie
do informacji publicznej. Omówiono charakter aneksu, a w szczególności to, czy jest on
integralną część umowy, czy też stanowi dokument wprawdzie związany z umową, ale
w kontekście udostępnienia jego treści wskazujący na jego samodzielny byt. Ustawa – Prawo
zamówień publicznych wskazuje wprost, że umowa stanowi załącznik do protokołu, ale nie
wskazuje przy tym, czy aneks do umowy również należy tak tratować. Analiza powyższego
uwzględnia także moment zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia jako cezurę
czasową dla zamknięcia protokołu, a tym samym ustalenia katalogu załączników do protokołu
postępowania.